L’applicazione delle elementari regole del Galateo durante gli eventi aziendali sembra un dettaglio secondario ma spesso fa a differenza nel mettere a proprio agio gli ospiti e permettere loro di godersi la serata.
Ecco alcune regole di base di galateo per gli eventi aziendali:
1. Accoglienza: gli ospiti e i relatori devono essere sempre accolti nel migliore dei modi. All'ingresso della location deve essere previsto un sistema di cartelli dove saranno indicate le informazioni necessarie per il raggiungimento della sala, dei
desk di accredito, del guardaroba e degli altri punti di interesse. Se la location è prevista di reception la stessa va debitamente istruita su cosa dire e cosa fare.
L’accreditamento deve essere predisposto in modo che ci sia personale sufficiente per non creare coda, che tutti siano vestiti con un dress code adeguato e riconoscibile, con cartellino con nome
e qualifica e se multilingue con bandierina della lingua parlata per evitare che gli ospiti esteri si trovino a vagare senza trovare indicazioni.
Il guardaroba è indispensabile durante eventi aziendali, spesso gli ospiti arrivano con borse, valige, cappotti, vanno predisposti ticket e personale accogliente e multilingue a seconda del
target presente.
2. Disposizione degli ospiti e dei relatori: se l’evento è un summit che prevede la partecipazione di relatori questi vanno disposti
in modo corretto: al centro verrà messo la personalità più autorevole, alla sua destra ci sarà l’ospite di maggior rilievo e alla sinistra il secondo e così via alterando i lati. Il moderatore
sarà posizionato alla sinistra dopo tutti i relatori. Per ogni relatore va posizionata sempre una bottiglia di acqua naturale non fredda,
sigillata e un bicchiere in vetro. Gli addetti ai microfoni dovranno verificare che funzioni tutto prima del loro arrivo. Va inoltre concordato con i relatori se serve supporto audiovisivo per il
loro intervento.
Per quanto riguarda la platea, invece, agli ospiti d’onore verranno riservati i posti migliori in prima e seconda fila, il personale dedicato
dovrà accoglierli al loro arrivo e accompagnarli ai posti, non dovranno fare fila per gli accreditamenti ma gli verrà dato eventuali badge direttamente dal personale. Verrà inoltre predisposta
una lista degli ospiti d’onore e verrà distribuita a tutti gli addetti, sicurezza inclusa, in modo che tutti siano al corrente. Bisogna tenere presente della presenza della stampa in sala, in
quel caso va organizzato in modo che gli ospiti d’onore possano assistere senza essere disturbati, eventuali interviste varranno concordate con l’ufficio stampa.
Se siamo a una cena di gala nell'apparecchiare la tavola è importante tenere presente la giusta distanza tra le persone, ogni
singolo posto deve avere non meno di 60 cm a disposizione; altrimenti non si ha lo spazio necessario e le persone si sentono ammassate, si corre il rischio di toccare inavvertitamente le posate
del vicino.
3. Apparecchiare la tavola per una cena che sia formale o informale implica comunque un centro tavola o un decoro più o meno ricercato che abbellisca la tavola. Un errore che spesso si vede anche in quelle foto “patinate”, che vengono messe dai cosiddetti “guru”, è un centrotavola che ostacoli la vista del commensale che avete di fronte.
Il centrotavola deve stare sotto la visuale delle persone in modo da poter permettere ai commensali di parlare tra loro.
Un’altra regola fondamentale è che il centrotavola, soprattutto se costituito da fiori, deve essere inodore. Non c’è cosa peggiore che degustare una pietanza con sotto il naso un profumo intenso di fiori.
Sono i dettagli che fanno la differenza, gli ospiti, i relatori, il pubblico, i clienti, ricorderanno con piacere il clima che hanno respirato durante l’evento e, se avranno trascorso momenti piacevoli, si saranno costruiti un’ottima opinione dell’azienda.