Assumere un event planner non deve essere un compito arduo, ma dovresti assicurarti di dedicare del tempo a reperire i migliori e a controllarli attentamente prima di assumerne uno per l’evento che stai organizzando.
Ci sono variabili da considerare quando si effettua la selezione. Queste includono l'obiettivo del tuo evento, il budget con cui stai lavorando, i candidati disponibili per il lavoro. Fortunatamente, ci sono alcune risorse eccellenti che si possono utilizzare per scegliere il miglior event planner.
1.Determina il tuo obiettivo
La maggior parte delle persone pensa che per assumere un pianificatore di eventi si inizi con il determinare il budget dell'evento, ma la verità è che è più importante iniziare definendo il motivo per cui si desidera organizzare un evento. Prima di contattare una risorsa esterna o interna che ti aiuterà a pianificare quell'evento, vorrai essere in grado di condividere gli obiettivi importanti dell'evento.
Una volta definiti i tuoi obiettivi, inizieranno a emergere alcune idee chiare su quale tema e messaggio vuoi trasmettere al tuo evento, ma soprattutto, vorrai determinare quali attività e servizi hai bisogno.
2. Utilizza fonti locali per trovare un event planner qualificato
Spesso, la gente pensa che il passaparola sia il modo migliore per assumere un organizzatore di eventi per la loro festa di anniversario, riunione di lavoro o un altro tipo di evento, ma anche se certamente aiuta, questo probabilmente non è l'approccio più efficace.
Se stai cercando di trovare il miglior event planner, è meglio cercare qualcuno che abbia esperienza e detenga una solida reputazione all'interno della comunità di organizzatori di eventi.
Indipendentemente dal fatto che si tratti di un evento sociale o di un meeting aziendale, in generale, le regole di assunzione di un organizzatore di eventi o di un ristoratore rimangono invariate: si desidera assumere qualcuno che abbia esperienza nel creare il proprio tipo di evento.
3.Discuti delle esigenze dell’evento con i candidati
La maggior parte degli event planner non vedono l'ora di conoscere il tuo evento specifico, ma prima fornisci brevi dettagli e concentrati un po 'di più sulla loro esperienza nel primo giro di interviste, durante il quale dovresti ridurre il numero di candidati fino ai tre candidati più forti.
Dovresti quindi chiedere a ciascun organizzatore di eventi o alla loro azienda di condividere informazioni sulla loro attività, esperienza con eventi passati e su come pianificano gli imprevisti, prestando particolare attenzione alle modalità della risposta e a eventuali domande che potrebbe avere sull'evento o i suoi obiettivi.
I bravi event planner ti guideranno attraverso una discussione per conoscere gli obiettivi generali, la tempistica, il budget, il conteggio degli ospiti e le preferenze personali del tuo evento: cerca questi segni quando intervisti per trovare candidati che si distinguono dagli altri.
4.Restringi le opzioni e fai una selezione
Assicurati di chiedere i nomi dei clienti con cui i candidati hanno lavorato in precedenza, ma anche di scavare nella cronologia di ogni planner per trovare gli eventi che potrebbe non aver menzionato: potresti scoprire che ha sbagliato alcuni eventi con un particolare client che non ha inserito nel suo curriculum.
Una volta verificato che un candidato dimostra competenza nel campo e ha una buona comprensione dell'evento che vuoi produrre con lui, è il momento di ascoltare le sue idee sull'evento. Sulla base dei tuoi obiettivi e delle tue idee, un buon organizzatore di eventi ti presenterà un piano che ti aiuterà a raggiungere il tuo tema.
5.Confrontando il tuo budget con quello dell’event planner
In base agli obiettivi del tuo evento, è possibile avere un’idea di quanto costerà. Molte persone che organizzano un evento per la prima volta tendono a cadere nella trappola di voler pianificare un evento da champagne con un budget per la birra.
Un candidato ideale prenderà il budget che tu gli presenti e lo trasformerà in qualcosa di magico, ma quelle idee avranno un prezzo, ed è importante per te chiedere al planner di rivelare tutti i suoi costi.
6.Collabora con il tuo planner, ma sii pronto a licenziarlo
In qualità di gestore dell’evento, dovresti lavorare a stretto contatto con il planner per assicurarti che ogni elemento proceda senza intoppi. Non è detto che la maggior parte degli event planner non forniscano i servizi promessi; significa semplicemente che devi assicurarti che la logistica sia stata confermata.
Se tutto procede come previsto, avrai un evento di successo e un'eccellente risorsa per pianificare eventi per il futuro.
Invece, se non si ricevono i servizi che si desidera, si dovrebbe essere pronti ad avere alcune discussioni e se è necessario, essere pronti a licenziare il planner in questione.