Organizzare un evento aziendale e, in particolare, una cena di gala, è un ottimo modo per intrattenere ospiti e offrire loro un’esperienza piacevole che sarà un perfetto biglietto da visita per la vostra azienda.
Proprio per questo ogni particolare deve essere curato e perfezionato, se volete che il vostro evento risulti il migliore.
Ecco una serie di accorgimenti su come organizzare una cena di gala:
1. La scelta della location: selezionare al meglio il luogo dove si svolgere la vostra cena è il primo passo per organizzare una cena di gala durante la quale i vostri ospiti si
sentiranno perfettamente accolti e a loro agio.
La scelta della location di solito è subordinata alla data in cui si vorrà organizzare la cena: in base alla stagione,
difatti, si possono valutare differenti proposte di location. Qualora la serata cada in primavera o in estate, si potrebbe optare per una location che preveda spazi aperti: il parco
di una villa storica, un agriturismo con ampio giardino, un hotel o un ristorante con una terrazza panoramica. Gli spazi aperti sono sempre molto graditi ma è importante anche avere a
portata di mano un "piano B" in caso di maltempo, e in questo caso una soluzione valida potrebbe essere una tensostruttura coperta. Se invece l'evento di gala dovesse tenersi
in autunno o in inverno, la location ideale sarebbe un hotel, una villa o un ristorante che prevedano una sala molto ampia, magari con uno o più camini
adatti a creare un'atmosfera intima e confortevole.
Un altro dato importante è il numero di ospiti, per realizzare una bella cena di gala è consigliato avere a disposizione uno spazio sufficientemente ampio affinché le persone possano sedersi
comodi e godersi la serata.
2. Il catering è uno dei protagonisti assoluto della cena di gala. I cocktail e i buffet sono sempre più popolari e alla moda, ma l’eleganza di una cena servita al tavolo non ha eguali.
I cocktail e i buffet sono sempre più popolari e alla moda, ma l’eleganza di una cena servita al tavolo non ha eguali, se vi siete rivolti a un party planner sarà lui a suggerirvi la scelta migliore.
Parlando di catering nelle cene di gala un segno di grande sensibilità per i vostri ospiti è proporre alternative vegetariane e vegane, nonché prevedere cibi privi di glutine, di lattosio e dei più comuni allergeni. Qualche piatto etnico potrebbe essere una gradevole sorpresa per gli invitati e potrebbe rappresentare la chiave del successo di questa cena aziendale.
3. La sistemazione dei tavoli è un punto chiave nell’organizzazione di
una cena di gala. Si può optare per tavoli divisi, distanziati sempre almeno un metro l’uno dall’altro per permettere agli ospiti di muoversi, oppure per un’unica tavolata. Durante una cena di
gala gli invitati passeranno molto tempo al tavolo, quindi questo deve essere curato nei dettagli. È d’obbligo il centrotavola che può essere rappresentato da un classico vaso con fiori freschi
ma anche
versatili decorazioni con candele profumate dalle forme originali. Si può variare anche con una pianta grassa o delle realizzazioni con bastoncini colorati.
Per cercare di dare un'idea di conformità all'ambiente che ospita il banchetto, è ideale scegliere un tipo di tovagliato che rimandi allo stile della location. Se si tratta di una sala classica,
il damascato è un ottimo alleato. Se la location ha un’impronta moderna si può decisamente optare per un effetto lucido o cangiante. La scelta del colore è decisiva. Non bisogna mai fare l’errore
di scegliere un tovagliato che abbia lo stesso colore dei tendaggi. Dobbiamo dare all'ambiente un effetto armonioso. Un bianco sposa bene con una grande varietà di altri colori. Il nero per
esempio per uno stile giovane ed elegante; il bordeaux o il beige per uno più classico.
Una volta scelto il tovagliato si può procedere con la mise en place: mai mettere i tovaglioli con forme creative sul piatto o all’interno del bicchiere. Il tovagliolo, meglio se di forma
quadrata, va sistemato e piegato sul piatto o su un suo lato. I piatti meglio di forma tonda, se si è indirizzati per uno stile classico e di forma quadrata se si è scelto un orientamento
moderno. Qualsiasi stile abbiate deciso, ricordate di lasciare un piattino per il pane a sinistra e un piatto piano grande sotto gli altri. In questo modo, una volta tolti i piatti nei quali si è
già consumato il pasto; il commensale avrà sempre un piatto pulito e disponibile.
Nell’assegnare agli ospiti il posto a sedere al tavolo, ricordiamo di farlo con stile ed eleganza. La scelta del vicino è basilare in quanto, chi condivide il tavolo, condivide anche il cibo, il
tempo e le conversazioni. La disposizione al tavolo segue l’alternanza dama-cavaliere. Un’idea originale è dare un nome al tavolo, scegliendo un tema di base
4.L’invito è un dettaglio da non trascurare nell’organizzazione di una cena di gala. Il galateo prevede che gli inviti possano essere inviati su carta stampata anche se oggi viene spesso usata l’e-mail; l'essenziale è che contengano tutte le informazioni indispensabili: data, ora e luogo della cena di gala, indirizzo della location, informazioni sul dress code richiesto, così da non cogliere impreparati gli ospiti, contatti (numeri telefonici ed e-mail) dell'azienda promotrice dell'evento, per mettersi a disposizione di eventuali invitati che necessitino chiarimenti o che desiderino effettuare comunicazioni.