Budget per gli eventi: Troppo spesso sottovalutato dai clienti.
La prima informazione che si chiede ai clienti dopo un primo colloquio conoscitivo è il budget, spesso il cliente non vuole dirlo oppure ne ha solo una vaga idea.
Questo divento un grosso problema per chi deve organizzare l’evento, anche solo fare una bozza di proposta diventa quasi impossibile, in quanto le variabili possibili per la realizzazione di qualsiasi progetto sono vastissime e di valore economico molto diverso fra loro.
Le scelte possibili in ogni aspetto nella realizzazione di un evento sono cosi ampie, di spesa, di qualità, d’immagine, che il budget e la sua gestione sono fondamentali. Facciamo ora alcune considerazioni
Quale tipo di evento volete ottenere? Da qui si parte, ma si basa tutto su quanti soldi avete disponibili. Facciamo l’esempio della location, può essere di altissimo livello, come un albergo a 5 stelle o una villa di prestigio oppure una sala adeguata ma senza troppa “immagine” e che rientri nel vostro budget. Lo stesso discorso vale per il catering che può essere a 5 stelle, piuttosto che optare solo per un rinfresco veloce o anche nulla.
La comunicazione: anche questo aspetto rientra nella gestione del budget, quasi tutti gli eventi necessitano di un piano di comunicazione integrato, sapere quanto questo sia importante o meno e quanti soldi destinare a questo aspetto è fondamentale per la buona riuscita dell’evento.
Accoglienza ospiti: Se il vostro evento prevede la partecipazione di ospiti, VIP, relatori, è fondamentale sapere quanto del budget a disposizione va riservato per il loro cachet (compenso), per il soggiorno, trasferta, ecc…
Sicurezza e trasferimenti: Oggi è diventata un aspetto basilare di ogni evento, sappiamo tutti cosa è capitato nel mondo, dobbiamo quindi sempre tener presente la sicurezza durante la progettazione degli eventi di qualsiasi tipo. Cosi come i trasferimenti degli ospiti che sono comunque legati alla loro sicurezza, più l’ospite è importante più è basilare tener presente la sua sicurezza personale. Solo con veri professionisti!
Quindi non siate restii nel dire il budget a disposizione per organizzare l’evento, ne ha dichiarare cosa vi aspettate, sarà poi il l’organizzatore professionista a dirvi se è realistico quello che avete chiesto o meno, sarà lui/lei a darvi tutte le “dritte” per gestire tutto al meglio secondo le vostre aspettative.
Spesso mi viene detto “fammi un progetto poi vediamo” no! Non è possibile, lavoro per nulla! Perché o già ti conosco come cliente, so quali sono le tue aspettative e i tuoi budget in linea di massima o sto lavorando solo come esercizio fine a sé stesso, il che è tempo sprecato.
Perché dico questo? Per tutto quello che ho scritto prima, il BUDGET! E le tue aspettative. Ma senza il budget è impossibile fare qualsiasi previsione.
Dimmi quanto vuoi spendere e ti realizzo un progetto, il contrario NO! Tempo perso per entrambi.
