Come deve cambiare l’offerta alberghiera per rimanere competitiva sul mercato meeting ed eventi? Quali sono le nuove esigenze di organizzatori e partecipanti? Su quali temi gli alberghi devono concentrarsi prioritariamente per assicurare dotazioni e servizi in linea con le aspettative della domanda? Quali sono i trend di evoluzione che coinvolgeranno le strutture alberghiere nel 2016?
A questi interrogativi risponde il report The 9 Ways Meetings Will Impact Hotels in 2016 prodotto dal fornitore americano di tecnologia Social Tables, che lo ha realizzato sulla base di studi di settore e integrato con le previsioni di alcuni professionisti dell’hospitality e degli eventi. Ne riportiamo di seguito i 6 punti a nostro parere più rilevanti per il mercato italiano.
1. Aspettative più alte sui fondamentali
In un mondo sempre più complesso – e anche il travel è ormai una faccenda complessa – gli organizzatori cercano fornitori che rendano tutto più semplice: agli alberghi chiedono processi di prenotazione e organizzazione più snelli e più fluidità nel comporre il puzzle dei servizi necessari all’evento. I principali fattori di scelta dell’albergo – comodità, prezzo e attrattiva – rimarranno immutati, ma le aspettative degli organizzatori saranno più elevate. La preferenza va quindi agli alberghi accessibili, sia in termini di trasporti che di disponibilità camere, a quelli che consentono di contenere i costi di alloggio e ristorazione e a quelli che investono nel proprio “look”, nella pulizia e nell’attrattiva generale della struttura, meglio se rinnovata di recente. Perché anche l’occhio vuole la sua parte.
2. Capire la tecnologia (e saperla spiegare)
La tecnologia è imprescindibile. Gli alberghi devono non solo dotarsene, ma anche capirla esapere spiegare agli organizzatori dove e come possono utilizzarla e con quali vantaggi. In particolare sul tema della connettività: per gli alberghi la sfida non è più quella di dotarsi di una rete wi-fi sicura (data per scontata), ma quella di offrire una connessione funzionale al numero di partecipanti all’evento e alle esigenze tecnologiche dell’evento stesso. Padroneggiare la materia significa poter indirizzare il cliente verso la soluzione più adatta ai suoi bisogni.
3. La cultura aziendale per differenziarsi sul mercato
L’assunto è il seguente: le 100 aziende che Forbes indica come i “migliori posti dove lavorare”hanno fatturati mediamente superiori del 22% rispetto ai competitor. Marriott, Four Seasons e Hyatt erano presenti nella classifica 2014 e costituiscono l’esempio di come l’hotellerie può puntare su una cultura aziendale forte, formando i dipendenti e investendo nel loro sviluppo personale e professionale, per acquisire nuovo business grazie all’eccellenza e alla motivazione dello staff a tutti i livelli.
4. Le potenzialità dei trasmettitori
I Beacon sono piccoli trasmettitori che si connettono agli smartphone tramite bluetooth fino a una distanza di 50 metri e consentono di raccogliere o inviare informazioni in base alla posizione dell’utente. Secondo il report il 2016 ne vedrà la progressiva diffusione negli alberghi che ospitano eventi proprio per la grande versatilità di utilizzo. Per esempio: i Beacon possono inviare messaggi di benvenuto o lanciare in automatico la stampa del badge quando il partecipante varca l’ingresso dell’albergo. L’albergo e l’organizzatore possono monitorare in tempo reale i flussi di partecipanti e intervenire se rilevano code o blocchi alla registrazione, al buffet o all’entrata di una sala specifica. E ancora: negozianti, ristoratori e operatori di destinazione possono inviare ai partecipanti coupon di sconto o offerte specifiche. L’importante è che i Beacon siano usati con giudizio e che forniscano un valore aggiunto. Se l’utente li percepisce come invasione della privacy o spam disattiverà il bluetooth.
5. Si apre l'era delle prenotazioni online per i piccoli meeting
Se gli alberghi puntano all’efficienza e all’aumento delle vendite, il prossimo passo sarà quello della vendita online di spazi e servizi meeting per piccoli gruppi. Il mercato è pronto, dice il report, e i segnali di attività già intraprese in questo ambito cominciano ad arrivare. Hilton, per esempio, ha già investito in un portale di prenotazione per piccoli meeting (Meeting Simplified) e non mancano le startup che hanno intercettato il trend (Hirespace, Jetaport) proponendonuovi modelli di business per l’intermediazione fra domanda e offerta. La prenotazione online dei piccoli meeting renderebbe il processo più snello ed efficace, permettendo al commerciale di concentrarsi sugli eventi più grandi, riducendo il carico di lavoro del personale e aumentando il margine di ricavo dell’albergo.
6. Dal “cosa” al “perché”: gli albergatori saranno coinvolti nell’obiettivo dell’evento
Generalmente gli alberghi si focalizzano molto sul “cosa” dell’evento (tariffe, contratti, spazi e servizi necessari) ma quasi mai considerano il “perché”, cioè il motivo e gli obiettivi che spingono il committente a organizzarlo. E se non sanno le motivazioni del cliente, sostiene il report, è molto difficile che massimizzino l’impatto e il ruolo che hanno nel realizzarlo, a scapito della loro competitività. La previsione è quindi quella che in futuro gli alberghi amplieranno il loro portfolio di servizi, comprendendo anche lo “strategic meeting planning”per rispondere alle due domande principali: di cosa ha bisogno il cliente per realizzare un evento di successo e come il team dell’albergo può aiutarlo a produrre un’esperienza memorabile per i partecipanti.