La maggior parte delle persone ricorda in particolare 3 cose degli eventi cui ha partecipato: il cibo, la location e lo (o gli) speaker. A un organizzatore professionista basta una site inspection per capire se la location è adeguata alle esigenze, ed è sufficiente una prova di assaggi con il catering per assicurarsi che la qualità del cibo sia all'altezza delle aspettative.
Più difficile è invece cercare, trovare e reclutare il keynote speaker adatto al tipo di evento, all'argomento e al pubblico di fronte al quale lo si chiama a parlare. Che si tratti di un esperto in un certo campo di business, di un motivatore o di una celebrità, la scelta è quasi sempre cruciale per l’esito dell’evento. A dirlo è Jeff Kear nel blog di PlanningPod, che ha chiesto a organizzatori e speaker quali sono le best practice per trovare e scritturare i relatori giusti. Eccone alcune.
1. Assistere a una presentazione dello speaker
Scritturare uno speaker senza averlo mai visto sul palco è come comprare un paio di scarpe senza averle mai provate: c’è una notevole percentuale di rischio. Se non è possibile andarlo a sentire di persona è bene allora chiedergli un video, preferibilmente ripreso quando parla di fronte a un pubblico vero. Gli aspetti da valutare sono la sua capacità di generare e sostenere l’interesse della platea, di interagire con essa e di adattarsi alle sue reazioni. Molto utile anche osservare attentamente il pubblico e il suo livello di attenzione e coinvolgimento.
2. Cercare uno speaker che si prepara per l’evento specifico
Benché tutti gli speaker abbiano una serie di presentazioni già pronte, è preferibile scegliere chi si dimostra disponibile a lavorare con l’organizzatore per costruirne una “originale” o per adattarne una esistente alle specifiche esigenze dell’evento e del pubblico in questione. Occorre quindi raccontare allo speaker cos'è l’evento, chi siede in platea, quali sono gli obiettivi del suo intervento e definirne con lui l’argomento o il taglio. Prima dell’evento è consigliabile controllare le bozze della presentazione per gli ultimi, eventuali aggiustamenti.
3. Verificare che lo speaker sia disponibile a rimanere dopo l'intervento
Lo speaker è spesso il pezzo forte di un evento, soprattutto se è un personaggio noto, un intrattenitore/motivatore oppure un esperto conosciuto e apprezzato in una specifica comunità di business; la sua disponibilità a rimanere dopo la presentazione per parlare con i partecipanti e rispondere individualmente alle loro domande costituisce un indubbio valore aggiunto che arricchisce l’esperienza degli ospiti e farà loro ricordare l’evento come speciale.
4. Preferire uno speaker che fa domande
È una cosa cui fare attenzione fin dalla prima conversazione con lo speaker: quante domande fa, che cosa chiede, quanto gli interessano l’evento, i suoi obiettivi e il suo pubblico. La rilevanza del contenuto che porterà, e la sua performance sul palco, saranno probabilmente proporzionali a questo interesse. Gli organizzatori, sostiene Kear, commettono spesso l’errore di considerare lo speaker come un’altra casella dell’evento da riempire, mentre lo speech è quasi sempre ciò che i partecipanti più ricordano dell’evento. Le domande dello speaker ne indicano non solo la serietà, ma anche la volontà di fare un intervento che abbia davvero un impatto.
5. Valutare pro e contro di uno speaker molto famoso (e molto caro)
Le celebrità, da qualunque campo provengano, sono sempre un fattore di attrazione per il pubblico di un evento, e se il budget lo permette è difficile resistere alla tentazione di portarne una. Tuttavia, i personaggi di alto profilo sono poco “controllabili” e il rischio è che portino contenuti non completamente rilevanti per il pubblico specifico, oppure che non interagiscano con il pubblico. Allo stesso tempo, assorbono una fetta consistente del budget che potrebbe altrimenti essere destinata ad altre sessioni di qualità o ad arricchire il menù della cena. Bisogna valutare quindi se il personaggio famoso "vale" l’elevato compenso che chiede e se questo compenso non va a detrimento di altre componenti dell’evento.
6. Considerare uno speaker che co-promuova l’evento
È sempre difficile portare pubblico a un evento (se non è aziendale), specialmente se è una prima edizione o se è un evento una tantum, e il contributo dello speaker può essere significativo. Una sua attività di co-promozione dell’evento al suo pubblico e alla sua mailing list può essere negoziata come parte del contratto, inserendovi magari, come incentivo economico, una percentuale sulla quota di iscrizione dei partecipanti che arrivano grazie alla sua attività di promozione.
